Clarification Text For Participants

Persons participating in the online event are clarified about the processing of their personal data by automatic methods by means of processing and transferring personal data to the database through the software after it is obtained via the remote meeting platform for the purposes described below within the scope of the provisions of the data controller’s clarification obligations regulated by Atatürk University in the capacity of data controller in the Article 10 of the Law on the Protection of Personal Data No. 6698.

  1. Processing of Your Personal Data, Purpose and Legal Reason

1.1. Our events will be held via the zoom platform, and your visual and audio data in the form of audio and video recordings at the meetings and your data in the form of your name, surname, e-mail address, the information about the institution / company you are affiliated with are processed by the platform on which the event is held if you activate the camera and microphone. In addition, the questions you ask on the Chat screen are read by our speakers and shared orally with other participants.

Please read the privacy policy of the Remote Meeting Platform (Zoom) before attending our congress. Your visual and audio personal data are not collected directly by our University, but are collected by the Remote Meeting platform’s own methods (Zoom), which brings the participants together, created to organize videoconferences.

The papers you present in the sessions in the International Symposium: Communication in the Millennium (CIM) are recorded as audio and video and are broadcast live on the organization’s official Youtube channel, and the recordings are broadcast later. In addition, the recordings can be used in scientific and educational environments and official social media accounts of Atatürk University and Anadolu University when necessary.

  1. Transfer of your personal data, Purpose and Legal Reason

2.1. Your Personal Data can be shared with “Authorized Public Institutions and Organizations” based on legal reasons including the legitimate interest of the data controller, clearly stipulated in the Laws and mandatory for the data controller to fulfil its legal obligations, in order to fulfil our obligations regarding information and document sharing arising from the relevant legislation, as well as our other legal obligations where necessary.

2.2. If you attend the workshops and choose to open a camera with a microphone, you will participate with audio and video, since the remote meeting platform application, on which our online activities take place, is an application based abroad and the servers are located abroad.  Therefore, your visual and audio personal data are deemed to have been transferred abroad as per the Article 9 of the Law on the Protection of Personal Data No. 6698.

  1. Your Rights

To the extent that your data is processed by the University, and the University processes your data in the capacity of data controller, you have the following rights in terms of your personal data:

“Learning about whether any of your personal data is processed, requesting information regarding processing activities, learning about the purposes of processing, learning about those if the data has been transferred to third parties in the country or abroad, requesting its correction if the data is incomplete or incorrectly processed, requesting the deletion or removing of personal data in the event that the reasons for its processing disappear or the University does not have a legal basis or legitimate interest to process the said data, requesting the University to ensure that third parties, also authorized by the University, who process personal data, respect your rights under this section,  objecting to adverse results that may arise as a result of processing personal data through automated systems, and requesting compensation for the damage in case you suffer damage due to unlawful processing.

You can send your requests in writing within the scope of Article 11 of the Law, which regulates the rights of the person concerned, to the physical address of our University, or to the e-mail address of our university via e-mail over which your membership is confirmed in accordance with the “Communiqué on the Procedures and Principles of Application to the Data Controller”

  1. Data Controller Notification

As Atatürk University, whose detailed institutional information is given below, we will use your personal data in the capacity of Data Controller in accordance with the relevant legislation as per the Law on Protection of Personal Data No. 6698.

Katılımcı Aydınlatma Metni

Online olarak düzenlenen etkinliğe katılan kişiler, kişisel verilerinin aşağıda açıklanan amaçlar doğrultusunda uzaktan görüşme platformu ile elde edildikten sonra kişisel verileri veri tabanına işleyen yazılım aracılığıyla işlenmesi aktarılması suretiyle otomatik yöntemlerle işlenmesi hakkında veri sorumlusu sıfatıyla Atatürk Üniversitesi tarafından 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10.maddesinde düzenlenen Veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğü hükümleri kapsamında aydınlatılmaktadır.

  • Kişisel Verilerinizin İşlenmesi, Amacı Ve Hukuki Sebebi
    • Etkinliklerimiz zoom platformu üzerinden yapılacak olup Kamera ve mikrofonu aktif etmeniz durumunda toplantılardaki ses ve görüntü kayıtlarınız şeklindeki görsel ve işitsel verileriniz ve ad,soyad, e-posta adresiniz, Katılım sağladığınız kurum/şirket bilgisi şeklindeki verileriniz etkinliğin gerçekleştirileceği platform tarafından işlenmektedir. Ayrıca, Chat ekranından sorduğunuz sorular konuşmacılarımız tarafından okunarak diğer katılımcılar ile sözlü olarak paylaşılabilecektir.

Lütfen kongremize katılmadan önce Uzaktan görüşme platformun’un (Zoom) gizlilik politikasını okuyunuz. Görsel ve işitsel kişisel verileriniz, Üniversitemiz tarafından doğrudan toplanmamakta, katılımcıları bir araya getiren Uzaktan Görüşme platformunun (Zoom) görüntülü toplantı organize edilmesi için oluşturduğu kendi yöntemleri ile toplanmaktadır.

International Symposium: Communication in the Millennium (CIM) de yer alan oturumlarda sunacağınız bildiriler ses ve görüntü olarak kaydedilecek, organizasyonun resmi Youtube kanalı üzerinden canlı olarak ve kayıtları sonradan yayımlanacaktır. Ayrıca kayıtlar gerektiğinde Atatürk Üniversitesi ve Anadolu Üniversitesi’nin bilimsel ve eğitim amaçlı ortamlarında ve resmi sosyal medya hesaplarında kullanılabilecektir.

  • Kişisel verilerinizin Aktarılması, Amacı ve Hukuki Sebebi
    • Kişisel Verileriniz; Gerektiğinde ilgili mevzuattan doğan bilgi ve belge paylaşımına ilişkin yükümlülüklerimizi ve ayrıca diğer hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla Kanunlarda açıkça öngörülmesi ve Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, veri sorumlusunun meşru menfaati hukuki sebeplerine dayalı olarak ‘’Yetkili Kamu Kurum Ve Kuruluşları ‘’ ile paylaşılabilecektir.
    • Online etkinliklerimizin gerçekleştiği uzaktan görüşme platformu uygulaması, yurtdışı merkezli ve sunucuları yurt dışında bulunan bir uygulama olduğundan atölyelere katılmanız ve mikrofon ile kamera açmayı tercih etmeniz durumunda ses ve görüntü ile katılım sağlayacağınız için görsel ve işitsel kişisel verileriniz 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 9. maddesi uyarınca yurtdışına aktarılmış sayılmaktadır. Katılımcılar tarafından da ilgili bilgiler görüntülenebilmektedir.
  • Haklarınız

Üniversite tarafından verilerinizin işlendiği ve Üniversitenin verilerinizi veri sorumlusu sıfatı ile işlediği ölçüde kişisel verileriniz bakımından aşağıda bulunan haklara sahipsiniz:

“Herhangi bir kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme; işlenme faaliyetlerine ilişkin olarak bilgi talep etme; işlenme amaçlarını öğrenme; yurt içinde veya yurt dışında üçüncü kişilere aktarılmış olması durumunda bu kişileri öğrenme; eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme; işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması veya Üniversite’nin söz konusu verileri işleyebilmek için hukuki dayanağı veya meşru menfaatinin bulunmaması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme; Üniversite’den, yine Üniversite tarafından yetkilendirilen ve kişisel verileri işleyen üçüncü kişilerin bu bölüm kapsamındaki haklarınıza saygı duymasını sağlamasını talep etme; Kişisel verilerin otomatik sistemler vasıtasıyla işlenmesi sonucu ortaya çıkabilecek aleyhte sonuçlara itiraz etme ve; kanuna aykırı bir şekilde işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın tazmin edilmesini isteme.’’

Kanunun ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi, “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe” göre Üniversitemizin fiziki adresine  adresine yazılı olarak veya üyeliğinizin teyit edildiği elektronik posta üzerinden üniversitemiz elektronik posta adresine iletebilirsiniz.

  • Veri Sorumlusu Bilgilendirmesi

Aşağıda detaylı kurumsal bilgileri yayınlanan Atatürk Üniversitesi olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca Veri Sorumlusu sıfatıyla kişisel verilerinizi ilgili mevzuata uygun olarak kullanacağız.

© 2021 Bilgisayar Bilimleri Araştırma ve Uygulama Merkezi